Ochrana osobních údajů (GDPR)

Osobní  údaje zpracováváme v nezbytném rozsahu pro příslušný účel – např. abychom mohli poskytovat danou službu. Zahrnuje to případy, kdy sjednáváme novou smlouvu nebo je plněna již uzavřená smlouva. Typicky jde o identifikaci vaší osoby.

Povinnost zpracovávat údaje nám stanoví řada právních předpisů (např. daňové a účetní přepisy, atomový zákon). Mnohé údaje musíme zpracovávat pro účely archivace. Některé údaje zpracováváme, neboť je to nezbytné pro ochranu práv a právem chráněných zájmů jak naší Skupiny, tak i třetích osob. Zpracování z tohoto důvodu je však omezeno, existenci oprávněného zájmu pečlivě posuzujeme.

V ostatních případech vaše údaje zpracováváme pouze se souhlasem.

Základní účely zpracování osobních údajů ve Skupině ÚJV jsou zejména:

• plnění smlouvy a poskytování služeb
• vedení evidence dodavatelů a zákazníků
• účetní a daňové účely
• vymáhání pohledávek – v případě, že jsme nuceni vymáhat naše pohledávky právní cestou, resp. pokud jsme účastníky soudního řízení a řízení se týká vaší osoby, použijeme v nezbytném rozsahu vaše základní údaje, případně další údaje nezbytné k ochraně našich práv
• splnění dalších právní povinnosti
• bezpečnost – pro tyto účely chráníme jak fyzický majetek, např. umístěním kamer v našich areálech, tak i data.

Zpracováváme pouze takové údaje, abychom mohli řádně plnit naše smluvní povinnosti, poskytovat profesionální služby, abychom dodržovali naše zákonné povinnosti a chránili své oprávněné zájmy. Údaje shromažďujeme zejména o našich dodavatelích, zákaznících (včetně členů statutárních orgánů a zaměstnanců) a dále  např. o návštěvách v našich areálech.

Zpracováváme zejména tyto kategorie údajů:

• identifikační údaje: titul, jméno, příjmení, datum narození, číslo průkazu totožnosti;
• adresní údaje: adresa trvalého bydliště, doručovací nebo jiná kontaktní adresa, telefon, emailová adresa;
• další osobní údaje: číslo bankovního účtu, další osobní údaje plynoucí z konkrétní smlouvy či ze zákona, obrazový záznam

Osobní údaje uchováváme pouze po nezbytně nutnou dobu, jak nám to ukládají právní předpisy (např. v případě atomového zákona nebo zákon o DPH archivujeme údaje 10 let). Údaje ale také archivujeme po dobu 10 let z důvodu našich oprávněných zájmů, zejména pro případ, že bychom museli předkládat důkazy v soudním sporu, a to s ohledem na zákonné promlčecí lhůty podle současného občanského zákoníku.

Údaje, které zpracováváme s uděleným souhlasem uchováváme po dobu, po kterou nám je souhlas platně udělen.

Předání údajů, které je podmíněno udělením souhlasu je dobrovolné (např. pro marketingové účely). Udělený souhlas lze kdykoli odvolat.

Předání ostatních údajů vyžadujeme, pokud jejich zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy, plnění našich právních povinností nebo ochranu našich oprávněných zájmů. Pokud nám takové údaje třetí strana neposkytne, nemůžeme příslušný produkt, službu nebo jiné plnění, při kterém od osobní údaj vyžadujeme, poskytnout.

Osobní údaje zásadně spravujeme uvnitř naší Skupiny. Údaje předáváme mimo Skupinu pouze tehdy, pokud k tomu máme udělen souhlas nebo pokud to vyžaduje právní předpis. Pokud je to nezbytné k dosažení některého z účelů uvedených výše, zejména pokud externí subjekt v dané oblasti disponuje nezbytnou profesionalitou a odbornou úrovní, jsou osobní údaje zpracovávány spolupracujícími dodavateli, a to na základě smluv o zpracování osobních údajů uzavřených v souladu s GDPR.

Zpracovatel je oprávněn nakládat s údaji výhradně pro účely výkonu činnosti, ke které byl příslušným správcem pověřen. V takovém případě není pro účely výkonu zpracovatelské činnosti vyžadován váš souhlas, neboť takové zpracování umožňuje přímo právní předpis.

Zpracovateli osobních údajů jsou zejména:

• dodavatelé nebo poskytovatelé služeb, např. poskytovatelé tiskových a poštovních služeb, včetně kurýrů, poskytovatelé IT služeb
• dodavatelé kamerových, přístupových a docházkových systémů umístěných v prostorách Skupiny ÚJV,
• další osoby v souvislosti s uzavíráním, správou a archivací smluv a souvisejících dokumentů,
• jiné třetí strany, které poskytují nebo přijímají služby v souvislosti s plněním smluvních nebo zákonných povinností.

Ve Skupině ÚJV zpracováváme osobní údaje manuálně i automaticky. Ochrana osobních údajů je ve Skupině ÚJV technicky a organizačně zabezpečena v souladu s GDPR. Stejné zabezpečení vyžadujeme i od zpracovatelů osobních údajů.

Některé orgány veřejné správy a další organizace jsou oprávněny vyžádat si  osobní údaje. Jde např. o soudy a Policii ČR. Údaje poskytujeme výhradně jen tehdy, pokud oprávnění vyžádat si tyto údaje umožňuje zákon.

• Securitas ČR s.r.o., IČ: 43872026
• Nuvia Dosimetry s.r.o., IČ: 45240043
• Ordinace Jach-ta s.r.o., IČ: 24259047
• ČEZ Korporátní služby, IČ 26206803
• FG Forrest a.s., IČ 25290568

ÚJV Řež získává osobní údaje zejména od subjektu údajů v rámci jednání o uzavření smlouvy, příp. od třetích osob.

ÚJV Řež dále získává osobní údaje z veřejných evidencí (např. živnostenský rejstřík), od orgánů státní správy nebo na základě zvláštních právních předpisů.

Za účelem ochrany majetku a osob jsou na budovách ve správě či vlastnictví Skupiny ÚJV instalovány kamerové systémy. O umístění kamerových systémů jsou subjekty údajů vždy informovány informačními cedulemi a piktogramy při vstupu do takového prostoru. Záznamy z kamerových systémů jsou archivovány po nezbytně nutnou dobu a mimo uvedený účel nejsou dále nijak zpracovávány.

Subjekty osobních údajů mají právo požadovat informaci o zpracování svých osobních údajů, o účelu zpracování osobních údajů, rozsahu, případně kategoriích osobních údajů, které jsou předmětem zpracování, o zdrojích osobních údajů, o povaze automatizovaného zpracování, o zpracovatelích, o příjemcích, případně kategoriích příjemců osobních údajů. 

V případě, že subjekt zjistí nebo se domnívá, že provádíme my nebo náš smluvní zpracovatel zpracování osobních údajů, které je v rozporu s ochranou soukromého a osobního života subjektu údajů nebo v rozporu se zákonem, je subjekt oprávněn:

• požádat o vysvětlení;
• požadovat, aby ÚJV Řež nebo jeho smluvní zpracovatel odstranili takto vzniklý stav; zejména je oprávněn požadovat blokaci, provedení opravy, doplnění nebo likvidaci osobních údajů.

Pro uplatnění svých práv na ochranu osobních údajů subjekty kontaktují ÚJV Řež  na adrese ujv@ujv.cz. ÚJV Řež vždy vás bez zbytečného odkladu informuje subjekty o vyřízení  takové žádosti.

Subjekty také mají právo  kdykoliv se obrátit se svým podnětem na Úřad pro ochranu osobních údajů.

• osobní údaj – osobním údajem je jakákoliv informace týkající se určeného nebo určitelného subjektu údajů; subjekt údajů se považuje za určený nebo určitelný, jestliže lze subjekt údajů přímo či nepřímo identifikovat;
• subjekt údajů – subjektem údajů je fyzická osoba, k níž se osobní údaje vztahují;
• správce – správcem je každý subjekt, který určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů, provádí zpracování a odpovídá za něj;
• zpracovatel – zpracovatelem je každý subjekt, který na základě zákona nebo pověření správcem zpracovává osobní údaje pro správce;
• příjemce - příjemcem je každý subjekt, kterému jsou osobní údaje zpřístupněny;
• zpracování osobních údajů- zpracováním osobních údajů je jakákoliv operace nebo soustava operací, které správce nebo zpracovatel systematicky provádějí s osobními údaji, a to automatizovaně nebo jinými prostředky; zpracováním osobních údajů se rozumí zejména shromažďování, ukládání na nosiče informací, zpřístupňování, úprava nebo pozměňování, vyhledávání, používání, předávání, šíření, zveřejňování, uchovávání, výměna, třídění nebo kombinování, blokování a likvidace;
• veřejná evidence– veřejnou evidencí je pro účely tohoto dokumentu (i) veřejný rejstřík dle zákona č. 304/2013 Sb., o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob, ve znění pozdějších předpisů, tzn. spolkový rejstřík, nadační rejstřík, rejstřík ústavů, rejstřík společenství vlastníků jednotek, obchodní rejstřík a rejstřík obecně prospěšných společností; (ii) a další registry ve smyslu č. 111/2009 Sb., o základních registrech, ve znění pozdějších předpisů.

• Skupina ÚJV

  Skupinu ÚJV tvoří ÚJV Řež, a. s. a její dceřiné společnosti Centrum výzkumu Řež s.r.o., Ústav aplikované mechaniky Brno, s.r.o. a Výzkumný a zkušební ústav Plzeň s.r.o.